Saber delegar tarefas de forma eficiente é o primeiro passo para a equipa funcionar de forma coordenada e produtiva. Distribuir a carga de trabalho entre os colaboradores é uma forma de orientar as prioridades e atividades a realizar e ajuda os colaboradores a aplicar e desenvolver as suas competências e a maximizar a produtividade.

Para que esta distribuição de tarefas funcione, deve fazer-se de forma a aproveitar as capacidades de cada colaborador e sem sobrecarregar a equipa. Se pretende melhorar a sua capacidade de delegação de tarefas, saiba como consegui-lo em 5 passos:

1. Não pode fazer tudo sozinho

Qualquer gestor de equipas deve assumir que não consegue fazer todo o trabalho sem recorrer à sua equipa. Pode até pensar que é a única pessoa capaz de realizar certa tarefa corretamente, mas nesse caso, deve disponibilizar aos seus colaboradores formação adequada ou as ferramentas necessárias para que o consigam fazer de forma autónoma.

Para além disso, se tem dificuldade em delegar, comece por distribuir tarefas simples e de baixo risco, tentando progredir no sentido de delegar atividades mais complexas e importantes. Com o tempo, o ato de delegar tornar-se mais fácil e intuitivo.

2. Encontre a pessoa certa

A distribuição de tarefas deve ser estratégica e no sentido de encontrar a pessoa certa para cada função. Para tal, é importante compreender as competências e os pontos fortes e fracos de cada colaborador, tentando explorar ao máximo os talentos e potencial de cada um.

Deve ter atenção, no entanto, que nem sempre a pessoa certa para determinada tarefa poderá estar disponível. Procure não sobrecarregar demasiado alguns elementos da equipa e atente nas disponibilidades e carga de trabalho atribuída. Deverá haver um equilíbrio entre os dois fatores.

3. Defina metas e prazos

Delegar uma tarefa é mais do que realizar um pedido, esperando que fique pronto. Aquando da solicitação, deve definir os objetivos da tarefa atribuída, explicar o plano de ação e delinear um prazo para a sua realização. Desta forma, o colaborador conseguirá organizar o seu trabalho e definir prioridades conforme o necessário.

Para tarefas a longo prazo estabeleça uma série de metas e acompanhe a evolução periodicamente, oferecendo ajuda sempre que necessário até à sua conclusão.

4. Não faça microgestão

Deve confiar que a sua equipa está capacitada para realizar as tarefas propostas, sem supervisão constante. Após delegar uma tarefa, dê liberdade aos colaboradores para gerirem o seu tempo e prioridades dentro dos prazos definidos. A microgestão pode ser frustrante e até restritiva, uma vez que a sua equipa perde autonomia e iniciativa. Acompanhe o processo, mostrando disponibilidade para ajudar e dar feedback periodicamente, mas sem controlar cada passo. Se confiar nos seus colaboradores, conseguirá uma equipa mais motivada, aumentando consequentemente a produtividade.

5. Reveja os resultados

Concluídas as tarefas, é pertinente rever os resultados com a sua equipa e reavaliar processos. Se algo correu mal, o que pode ser corrigido? Assuma responsabilidades e procure melhorar o que for possível e necessário.

Lembre-se também de valorizar o esforço e o trabalho da equipa quando são alcançados os objetivos definidos com bons resultados. Este reconhecimento, tal como críticas construtivas, é fundamental e um obrigado no local de trabalho pode ter um grande impacto na motivação dos colaboradores.

Delegar tarefas requer conhecer bem a sua equipa, orientar atividades e delinear prazos, tendo sempre em conta as capacidades dos seus colaboradores e a carga de trabalho a gerir. Tenha sempre estes fatores em atenção e capacite a sua equipa para realizar as tarefas de forma autónoma, disponibilizando a formação necessária para a realização das tarefas pedidas e os materiais e ferramentas essenciais. E, por fim, valorize a importância de um feedback construtivo e positivo.